Order Handling Administrator

Wat ga je doen?

Als Order Handling Administrator zorg je ervoor dat bestellingen vlot, correct en tijdig verwerkt worden, van order tot levering. Je werkt volgens onze ISO-gecertificeerde processen, die een cruciaal onderdeel vormen van onze kwaliteitsstandaarden, en je bent een belangrijke schakel tussen klanten, leveranciers, Inside Sales, External Sales en het magazijn. Je rapporteert wekelijks aan de Order Handling Manager.

• Je geeft sales orders in, volgt de orderadministratie op en communiceert met bestaande en nieuwe klanten, per mail en telefonisch, waarbij je ook zelf actief belt.
• Je geeft purchase orders in, volgt leveringen bij leveranciers op en zet waar nodig druk.
• Je verwerkt assembly orders (AO's) en stemt purchase orders af met sales orders. Onduidelijkheden of non-conformiteiten in offertes bespreek je met Inside Sales; problemen escaleer je waar nodig naar de Order Handling Manager.
• Je biedt administratieve ondersteuning voor en na de verkoop en voorziet klanten en collega's steeds van tijdige en correcte informatie over hun bestelling of levering.
• Je registreert klachten en non-conformiteiten en volgt ze op tot ze opgelost zijn.
• Je ondersteunt het voorraadbeheer administratief, in overleg met de Order Handling Manager, en helpt mee bij de stocktelling.
• Samen met de collega's van het magazijn volg je crosszone, retours en herstellingen op en ben je medeverantwoordelijk voor een vlot en efficiënt verloop ervan.
• Je beheert de gecentraliseerde mailboxen, verwerkt binnenkomende mails zo snel mogelijk en zorgt ervoor dat alle gegevens correct in het ERP-systeem staan.
• Je brengt ideeën aan om de logistieke en interne processen te optimaliseren en deelt je kennis met nieuwe collega's.

Wie ben jij?

• Je hebt enkele jaren ervaring in een administratieve functie.
• Je hebt een zeer goede kennis van Nederlands, Frans en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je hebt interesse in de industriële sector en technische producten.
• Je werkt vlot met IT-tools en hebt ervaring met een ERP-pakket; ervaring met Business Central is een troef.
• Je werkt nauwkeurig, met een perfectionistische mindset.
• Je werkt georganiseerd, weet prioriteiten te stellen en zorgt voor een strakke opvolging van je dossiers.
• Je bent communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk, en hebt commerciële vaardigheden: telefonisch klantencontact, ook zelf actief bellen, ligt je.
• Je bent klantgericht, zowel intern als extern, en houdt klanten en collega's graag proactief op de hoogte.
• Je bent stressbestendig en flexibel: een hogere werkdruk op piekmomenten geeft jou energie.
• Je bent assertief, neemt graag initiatief en voelt je betrokken bij je werk.
• Je bent een teamplayer die graag bijdraagt aan een leuke werksfeer.

Wat bieden we jou?

• Een voltijdse functie met een contract van onbepaalde duur.
• Een familiale werksfeer in een stabiel, mensgericht bedrijf.
• Ruimte om initiatief te nemen en je eigen accenten te leggen.
• Opleidingskansen en ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.
• Glijdende werkuren en de mogelijkheid om één dag per week van thuis uit te werken, voor een goede balans tussen werk en privé.
• Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden met extralegale voordelen: smartphone, 11 ADV-dagen, groeps- en hospitalisatieverzekering, maaltijd- en ecocheques, bonus en cafetariaplan.